Einführung
Formularvorlagen sind ein mächtiges Werkzeug im Projektmanagement, um Zeit zu sparen, Konsistenz zu gewährleisten und den Informationsfluss zu optimieren. Sie bieten vorgefertigte Strukturen, die es Ihnen ermöglichen, wichtige Daten und Informationen effizient zu erfassen und zu verwalten. Dabei können die Vorlagen genau an die Bedürfnisse der Projekte und des Unternehmens angepasst werden.
Formularvorlagen stellen hierbei sozusagen die Administration der Formulare dar und definieren den Aufbau und die Eigenschaften. Zu diesen Vorlagen können dann im Projekt Formulare ausgefüllt und hinterlegt werden.
Die Verwaltung der Formularvorlagen ist dabei grundsätzlich für Administratoren verfügbar, kann aber auch für andere Benutzer durch einen Administrator freigeschaltet werden.
Die Formularvorlagen können Sie entweder über Administration -> Einstellungen -> Projekte -> Formularvorlagen oder im Menü unter Projekte -> Formularvorlagen öffnen.
Übersicht der Formularvorlagen
Die Übersicht der Formularvorlagen zeigt alle bisher definierten Vorlagen mit den wichtigsten Eigenschaften an. Unter dem hier angegebenen Namen kann die Vorlage später beim Ausfüllen gefunden werden. Die Spalte Formulare zeigt die Anzahl der Formulare an, die zu der jeweiligen Vorlage bereits ausgefüllt wurden.
Aktive und inaktive Vorlagen
In der Übersicht ist ebenfalls der aktuelle Status der Vorlage sichtbar, der zwischen Aktiv und Inaktiv gewechselt werden kann. Für aktive Vorlagen lassen sich neue Formulare ausfüllen – diese sind also in der Übersicht der verfügbaren Formularvorlagen sichtbar. Ist eine Vorlage inaktiv lässt sich kein neues Formular mit dieser Vorlage mehr erstellen.
Bereits ausgefüllte Formulare sind aber weiterhin sichtbar, auch wenn die dazugehörige Vorlage auf inaktiv gestellt wurde. Es wird hiermit lediglich verhindert, dass neue Formulare für die Vorlage ausgefüllt werden können.
Neue Formularvorlage erstellen
Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie zunächst auf den grünen Hinzufügen-Button, um das Eingabefenster für eine Vorlage zu öffnen.
Im oberen Bereich können Sie zunächst der Vorlage einen Namen und darunter eine optionale Beschreibung geben. Über diesen Namen erscheint die Vorlage später in der Auswahl aller verfügbaren Vorlagen.
Im zweiten Block erfolgt dann die eigentliche Definition der Vorlage, indem beliebig viele Felder mit unterschiedlichen Typen und Eigenschaften hinzugefügt werden können. Jedes dieser Felder besteht dabei zunächst aus dem Namen, dem Typ des Feldes und ggf. weiterer Eigenschaften, die je nach Feldtyp unterschiedlich sein können.
Die Eigenschaften können dabei über das Zahnrad geöffnet werden. Das Kästchen bzw. die Checkbox in jeder Zeile definiert, ob es sich bei dem Feld um ein Pflichtfeld handelt und von dem Nutzer eingegeben werden muss oder ob die Eingabe optional ist und das Feld auch leer bleiben kann. Über die Mülltonne am Ende einer jeden Zeile lässt sich das Feld entfernen.
Um ein neues Feld zu der Vorlage hinzuzufügen (das erste Feld ist immer direkt automatisch sichtbar), wählen Sie einfach den entsprechenden Eintrag aus, der sich über dem ersten oder unter dem letzten Feld befindet.
Mit dem ersten Symbol einer jeden Zeile lässt sich zudem die Reihenfolge der einzelnen Felder per Drag and Drop verändern.
Feldtypen und Eigenschaften
Schauen wir uns nun die einzelnen Feldtypen genauer an, die bei jedem Feld ausgewählt werden können.
Textfeld
Das wohl häufigste verwendete Feld ist ein einfaches Textfeld, in dem einzeilig ein beliebiger Text eingegeben werden kann.
Textfeld (mehrzeilig)
Das mehrzeilige Textfeld ist ein Textfeld, welches sich über mehrere Zeilen erstreckt. Anders als bei dem normalen Textfeld sind hier auch Zeilenumbrüche bei der Eingabe möglich.
Zahlenfeld
Die Darstellung des Zahlenfeldes ist zunächst grundsätzlich wie beim Textfeld, allerdings ist hier nur die Eingabe von Zahlen erlaubt.
Datumsfeld
Für das Eintragen eines Datums steht das Datumsfeld zur Verfügung. Die Eintragung kann dabei entweder manuell über die Tastatur oder mittels des verfügbaren Kalenders erfolgen.
Checkbox
Die Checkbox definiert ein Kästchen zum Ankreuzen.
Da dieses entsprechend nur angehakt oder nicht angehakt sein kann, ist hier die Definition als Pflichtfeld nicht möglich.
Auswahlfeld
Das Auswahlfeld bietet dem Nutzer eine Liste vordefinierter Werte zur Auswahl an. Wird dieser Typ bei der Definition des Feldes ausgewählt, öffnet sich direkt ein Fenster, in dem die einzelnen Auswahlpunkte hinzufügt werden können. Dieses Fenster lässt sich zudem auch über die Einstellung des Feldes erneut öffnen.
Das Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen und Ändern der Reihenfolge funktioniert dabei identisch zu den Formularfeldern an sich.
Auswahlfeld mit Vorschlägen
Dieses Feld ist eine Kombination aus dem gewöhnlichen Auswahlfeld und einem Textfeld. Wie auch beim Auswahlfeld kann ein vordefiniertes Element aus einer Liste ausgewählt werden. Dieses kann jetzt aber noch vom Text her angepasst werden. Es besteht zudem anders als beim gewöhnlichen Auswahlfeld die Möglichkeit einen komplett neuen Wert einzugeben.
Mehrfachauswahl
Die Mehrfachauswahl erweitert das Auswahlfeld um die Möglichkeit mehrere Elemente aus der Liste auszuwählen. Die Konfiguration ist dabei entsprechend identisch zum Auswahlfeld, wobei hier zusätzlich die Möglichkeit besteht das manuelle Hinzufügen weiterer Elemente bei der Eingabe zu erlauben.
Benutzerauswahl
Bei der Benutzerauswahl handelt es sich um ein Auswahlfeld, bei dem automatisch alle Benutzer des aktuellen Workspaces zur Auswahl stehen.
Kontaktauswahl
Die Kontaktauswahl ist gewissermaßen die Schnittstelle zum sharesuite CRM und erlaubt die Auswahl eines entsprechenden Kontaktes.
Dokument
Über das Dokumentenfeld kann ein beliebiges Dokument zu dem Formular hinzugefügt werden. Für den Nutzer stellt sich dies quasi wie ein normaler Dateiupload dar.
Über die sharesuite App ist hier auch der direkte Zugriff auf die Kamera möglich, so dass beispielsweise direkt Fotos aufgenommen und zum Formular hinzugefügt werden können.
Standort
Beim Feld Standort kann ein Standort über Längen- und Breitengrad eingegeben oder aber auf einer Karte ausgewählt werden.
Über die sharesuite App kann zudem auf die aktuelle Position per GPS zugegriffen und direkt als Eingabe übernommen werden.
Abschnitt
Der Typ Abschnitt bildet eine Besonderheit bei den verfügbaren Feldern und dient primär der Gliederung des Formulars. Hierdurch lässt sich dieses entsprechend in einzelne logische Abschnitte unterteilen, was gerade bei größeren Formularen oder Formularen ,bei denen ein Feldname mehrfach vorkommen kann, sehr hilfreich ist.
Abschnittsfelder werden dabei direkt nach der Auswahl entsprechend anders dargestellt und erlauben keine weiteren Einstellungsmöglichkeiten.
Vorbelegung von Feldern
Hin und wieder kommt es vor, dass die Eingabe nahezu immer identisch ist und nur in bestimmten Fällen hiervon abweicht. Zur einfachen Eingabe bieten hier Textfeld und das Textfeld (mehrzeilig) die Möglichkeit, einen vordefinierten Wert in den Eigenschaften zu hinterlegen. Wird nun ein neues Formular für die Vorlage erstellt, werden automatisch alle vordefinierten Werte direkt eingetragen und können bei Bedarf noch angepasst werden.
Die Eintragung erfolgt dabei nur bei der initialen Erstellung des Formulars. Wird der Inhalt entfernt und das Formular wieder bearbeitet, wird dies nicht neu mit dem vordefinierten Wert vorbelegt.
Verwendung von Platzhaltern
Für eine noch größere Flexibilität werden zudem verschiedene Platzhalter unterstützt, die allein oder in Kombination mit einem festen Text verwendet werden können.
Über das Info Icon auf der rechten Seite der Eingabe erhalten Sie eine Übersicht über alle Platzhalter, die hier verwendet werden können.
Beispiel: Als Beispiel stellen wir uns ein Feld mit dem Namen Projektbezeichnung vor, in dem die Projektnummer und der Projekttitel durch einen Bindestrich getrennt in das Feld vorausgefüllt werden sollen. Die Eingabe hierfür wäre dann: [{project_number}] – [{project_name}]
Verwendung von Dokumentenvorlagen in Formularen
Für jede Formularvorlage lassen sich beliebig viele Dokumentenvorlagen hinterlegen. Wird ein Formular ausgefüllt kann hierzu ein Dokument aus einer der hinterlegten Dokumentenvorlagen generiert werden.
Die Übersicht der Dokumentenvorlagen können Sie über die entsprechende Schaltfläche im oberen Bereich bei der Definition Ihrer Formularvorlage öffnen. Hier können Sie diese über die gewohnten Funktionen Hochladen oder Entfernen.
Sie können dabei ein Dokument völlig frei nach Ihren eigenen Wünschen, Vorgaben und dem Layout Ihres Unternehmens erstellen und die Eingaben aus dem Formular über sogenannte Platzhalter in das Dokument mit übernehmen.
Hierbei werden die folgenden Dateitypen unterstützt: docx, xlsx, pptx, odt, odp, ods, txt.
Platzhalter
Die Generierung eines Dokumentes für ein eingegebenes Formular ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn Sie diese Eingaben auch in das Dokument direkt einbauen können. Hierfür verwenden wir entsprechende Platzhalter, über die sowohl die einzelnen Felder, als auch weitere Informationen wie die aktuelle Zeit, der Name des Projektleiters usw. verwendet werden können.
In der Übersicht der Dokumentenvorlagen können Sie sich über die Schaltfläche Dokumentenvorlagen eine Übersicht aller definierten Formularfelder und dem jeweiligen Namen des Platzhalters anzeigen lassen. Jede Zeile verfügt zudem über die direkte Möglichkeit den Platzhalter in die Zwischenablage zu kopieren, so dass dieser einfach in das gewünschte Dokument eingefügt werden kann.
Diese Platzhalter lassen sich jetzt also einfach an jeder beliebigen Stelle in jedem der unterstützten Dokumententypen verwenden. Für ein Word-Dokument kann dies z. B. wie in dem nachfolgenden Screenshot aussehen:
Bearbeiten von Formularvorlagen
Mit einem Klick auf den Namen der Vorlage (in der Übersicht aller Vorlagen) öffnet sich erneut die Ansicht, die wir bereits von der Erstellung einer neuen Vorlage kennen und können hier die gewünschten Anpassungen vornehmen.
Hierbei gibt es allerdings die Einschränkung, dass alle Funktionen nur solange zur Verfügung stehen, bis ein Formular für diese Vorlage erfasst wurde. Ist dies der Fall wird dies direkt mit einem Warnhinweis angezeigt und es können weder Felder hinzugefügt noch entfernt werden. Der Typ und die Anpassung einiger Eigenschaften sind ebenso gesperrt.
Natürlich kann es vorkommen, dass ein bestehendes Formular optimiert oder angepasst werden soll und hierbei neue Felder hinzukommen, der Typ eines Feldes angepasst werden soll usw. . Dies ist natürlich über einen kleinen Umweg ebenfalls möglich.
In der Übersicht der Formularvorlagen haben Sie in der Toolbar die Möglichkeit, ein ausgewähltes Formular inkl. der darin enthaltenen Dokumentenvorlagen vollständig zu duplizieren. Ebenso besteht hier, wie bereits erwähnt, die Möglichkeit Formularvorlagen zu aktivieren und zu deaktivieren.
Möchten Sie nun also eine Formularvorlage, für die bereits Formulare erfasst wurden, beliebig anpassen gehen Sie wie folgt vor:
Deaktivieren Sie zuerst die bisherige Formularvorlage, so dass keine neuen Formulare mehr mit dieser Vorlage erfasst werden können. Duplizieren Sie als nächstes einfach die bisherige Formularvorlage und nehmen Sie hier die gewünschten Änderungen vor. Der Name kann dabei direkt identisch verwendet werden wie bei der „alten“ Vorlage.
Werden neue Felder hinzugefügt oder entfernt, denken Sie zusätzlich daran, das ggf. Dokumentenvorlagen angepasst werden müssen. Felder die nicht verändert werden behalten den bisherigen Platzhalter auch nach dem Duplizieren bei und müssen nicht angepasst werden!
Löschen von Formularvorlagen
Um eine Vorlage zu löschen wählen Sie ein oder mehrere Vorlagen aus der Übersicht aus und klicken auf das Lösch-Symbol in der Toolbar.
Das Löschen von Vorlagen zu denen es bereits erfasste Formulare gibt, ist nicht möglich. Um diese löschen zu können, müssen zunächst alle Formulare zu dieser Vorlage entfernt werden. Sie können diese Vorlagen aber auf Inaktiv stellen, so dass keine weiteren Formulare hierfür mehr erfasst werden können!