Über den Menüpunkt Projekte -> Berichte -> Teilfertige Leistungen kann der Bericht zur Anzeige der teilfertigen Leistungen aufgerufen werden, die von sharesuite (gemäß HGB) ermittelt werden.
Im oberen Bereich zeigt der Bericht eine Zusammenfassung und die aktuell ermittelten teilfertigen Leistungen an. Unter diesem Bereich werden alle Projekte, für die teilfertige Leistungen ermittelt wurden, einzeln aufgeführt und können zusätzlich exportiert werden.
Berechnungsgrundlage
Die grundsätzliche Berechnung der teilfertigen Leistungen ergibt sich aus den abrechenbaren aber noch nicht abgerechneten Tätigkeiten, sowie den abrechenbaren aber noch nicht abgerechneten Eingangsrechnungen.
Der jeweils zugrunde liegende Betrag ergibt sich bei den Eingangsrechnungen direkt aus dem Nettobetrag der Rechnung.
Bei den Tätigkeiten ermittelt sich der Betrag aus der Dauer der Tätigkeiten multipliziert mit den Herstellungskosten.
Berücksichtigt werden dabei alle Leistungen auf aktiven Projekten (In Bearbeitung), die nicht als „Intern“ markiert sind.
Berechnungsbeispiel
Im Projekt gibt es folgende Situation:
| Leistung | Dauer | Herstellkosten | Gesamt | Abrechenbar | Abgerechnet | Teilfertig |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tätigkeit 1 | 4:00 | 50,00 | 200,00 | Ja | Nein | Ja |
| Tätigkeit 2 | 1:00 | 60,00 | 60,00 | Ja | Ja | Nein |
| Tätigkeit 3 | 2:00 | 60,00 | 120,00 | Nein | Nein | Nein |
| E-Rechn. 1 | – | 1.000 | 1.000 | Ja | Nein | Ja |
| E-Rechn. 2 | – | 500 | 500 | Ja | Ja | Nein |
Tätigkeit 2 und Eingangsrechnung 2 sind beide abrechenbar, wurden aber auch bereits abgerechnet und sind somit nicht mehr teilfertig.
Tätigkeit 3 wurde zwar nicht abgerechnet, ist aber grundsätzlich auch nicht abrechenbar und wird dabei ebenfalls nicht als teilfertig bewertet.
Tätigkeit 1 und Eingangsrechnung 1 sind jeweils abrechenbar und wurden nicht abgerechnet. Beide werden als teilfertige Leistung berücksichtigt. Die Summe der teilfertigen Leistungen in diesem Beispiel ist also 1.200,00 und ergibt sich aus den Kosten für Eingangsrechnung 1 (1.000,00) und den Kosten der Tätigkeit 1 (4 Stunden x 50,00 Herstellkosten = 200,00)
Herstellungskosten
Die Herstellungskosten werden über den Kostensatz festgelegt, der jedem Benutzer zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt dabei über die Administration unter Einstellungen -> Tätigkeiten -> Arbeitszeiten
Die Kostensätze selbst werden ebenfalls zentral über die Administration verwaltet und an dieser Stelle kann zusätzlich zum Kostensatz ein abweichender Herstellkostensatz angegeben werden.
Diese Trennung kann je nachdem wie die Ermittlung der Kostensätze erfolgt notwendig sein, da für die Ermittlung der teilfertigen Leistungen bestimmte Kosten (wie z. B. geschätzte Krankentage) nicht mit berücksichtigt werden dürfen.
Die Herstellkosten werden in sharesuite ausschließlich für die Ermittlung der teilfertigen Leistungen herangezogen.
Leistungen als abgerechnet markieren
Je nachdem wie und mit welchen Modulen sharesuite für das Controlling verwendet wird, kann ein reines Markieren der Leistungen als abgerechnet ausreichend sein. Für die möglichst korrekte Ermittlung und Auswertung der teilfertigen Leistungen ist dies jedoch zu ungenau, da das genaue Datum der Abrechnung und die Art der Rechnung ebenfalls relevant sind.
sharesuite bietet daher im Rahmen der Rechnungsstellung, sowie bei der Übersicht der Tätigkeiten und Eingangsrechnungen im Projekt die Möglichkeit diese Leistungen direkt mit der entsprechenden Ausgangsrechnung zu verknüpfen.
Wie im Screenshot zu sehen, können Sie die markierten Tätigkeiten mit einem Klick auf der „Verlinken“-Symbol direkt einer Ausgangsrechnung zuordnen, wodurch diese natürlich automatisch auch als abgerechnet im System geführt werden.
Eine Besonderheit gibt es hierbei, wenn die Leistung mit einer Abschlagsrechnung verknüpft wird. Sobald hierfür die entsprechende Teilschluss- oder Schlussrechnung gestellt wird, können die Leistungen erneut dieser Rechnung zugeordnet werden. Die Information zur ursprüngliche Abschlagsrechnung bleibt dabei erhalten und wird in der Übersicht in der Spalte Abschlagsrechnung angezeigt.
Über einen Filter haben Sie übrigens die Möglichkeit gezielt nach einer Ausgangsrechnung zu filtern. Auf diese Weise können Sie sich z. B. alle Tätigkeiten oder Eingangsrechnungen anzeigen lassen, die zu einer bestimmten Abschlagsrechnung gehören.
Im nachfolgenden Screenshot ist zunächst der Filter für die Ausgangsrechnungen zu sehen. Im unteren Bereich wurde die Tätigkeit zunächst mit der Abschlagsrechnung 2410-0016 AR verknüpft und in einem zweiten Schritt dann mit der Schlussrechnung 2502-0004 SR.
Die Zuordnung von Eingangsrechnungen erfolgt entsprechend genauso, wie dies hier für die Tätigkeiten gezeigt wurde.
Möchten Sie sicherstellen, dass abgerechnete Tätigkeiten und Eingangsrechnungen zwingend mit einer Ausgangsrechnung verknüpft werden, können Sie über die Administration (Einstellungen -> Projekte -> Allgemein) das direkte Markieren als abgerechnet (ohne Zuordnung zu einer Ausgangsrechnung) deaktivieren.
Vertragsarten
Ein weiteres Thema für eine genaue Ermittlung der teilfertigen Leistungen ist die korrekte Berücksichtigung der Vertragsart des Projektes.
Bei der Auswahl unterscheidet sharesuite zwischen Dienstleistungsvertrag, Werkvertrag (ohne Abnahme), Werkvertrag (mit Abnahme/HOAI) oder Mischvertrag.
Bei den ersten beiden Vertragsarten (Dienstleistungsvertrag und Werkvertrag ohne Abnahme) gibt es keine weiteren Besonderheiten bei der Ermittlung der teilfertigen Leistungen.
Ist die gewählte Vertragsart jedoch Werkvertrag (mit Abnahme/HOAI) werden Leistungen, die bisher nur mit einer Abschlagsrechnung abgerechnet wurden, weiterhin als teilfertig ausgewiesen!
Berechnungsbeispiel
| Leistung | Kosten | Vertragsart | Art der AR | Teilfertig |
|---|---|---|---|---|
| Tätigkeit 1 | 200,00 | Dienstleistung | Einzelrechnung | Nein |
| Tätigkeit 2 | 400,00 | WV mit Abnahme | Abschlagsrechnung | Ja |
| E-Rechn. 1 | 750,00 | WV ohne Abnahme | Abschlagsrechnung | Nein |
| E-Rechn. 2 | 1000,00 | WV mit Abnahme | Schlussrechnung | Nein |
Tätigkeit 1 gehört zu einem Projekt mit der Vertragsart Dienstleistungsvertrag, wurde mit einer Einzelrechnung bereits abgerechnet und ist damit nicht mehr teilfertig.
Tätigkeit 2 gehört zu einem Werkvertrag mit Abnahme und wurde mit einer Abschlagsrechnung abgerechnet! Diese Tätigkeit wird weiterhin als teilfertig betrachtet, solange diese nicht final mit einer Teilschluss- oder Schlussrechnung abgerechnet wird.
Eingangsrechnung 1 ist ebenfalls nur mit einer Abschlagsrechnung bisher verrechnet wurden, gehört jedoch zu einem Projekt mit der Vertragsart Werkvertrag ohne Abnahme. Diese gilt damit als abgerechnet und wird nicht mehr als teilfertig bewertet.
Eingangsrechnung 2 gehört ebenfalls zu einem Projekt mit der Vertragsart Werkvertrag mit Abnahme. Anders als bei der Tätigkeit 2 wurde diese jedoch bereits mit einer Schlussrechnung abgerechnet und ist damit nicht mehr teilfertig.
Mischvertrag
Die Vertragsart Mischvertrag kann verwendet werden, wenn in einem Projekt verschiedene Vertragsarten zum Einsatz kommen.
Sobald Sie im Projekt als Vertragsart Mischvertrag auswählen, haben Sie beim Anlegen/Bearbeiten eines Arbeitspaketes die Möglichkeit, die für das jeweilige Arbeitspaket geltende Vertragsart auszuwählen.
Bei allen anderen gewählten Vertragsarten im Projekt fehlt diese Auswahl und die Vertragsart der Arbeitspakete wird automatisch vom Projekt übernommen.
Die Übersicht der Arbeitspakete (Listenansicht in den Projektdetails) zeigt für jedes Arbeitspaket die gewählte Vertragsart.
Bei der Ermittlung der teilfertigen Leistungen erfolgt bei dieser Vertragsart die Prüfung im Bezug auf die Abrechnung mit einer Abschlagsrechnung jetzt entsprechend einzeln für jedes Arbeitspaket, anstatt für das gesamte Projekt.
Berechnungsbeispiel
Bei dem folgenden Berechnungsbeispiel schauen wir uns zwei Tätigkeiten eines Projektes mit der Vertragsart Mischvertrag an.
| Leistung | Kosten | Vertragsart (Arbeitspaket) | Art der AR | Teilfertig |
|---|---|---|---|---|
| Tätigkeit 1 | 200,00 | WV mit Abnahme | Abschlagsrechnung | Ja |
| Tätigkeit 2 | 400,00 | WV ohne Abnahme | Abschlagsrechnung | Nein |
Innerhalb des Projektes gehört Tätigkeit 1 zu einem Arbeitspaket mit der Vertragsart Werkvertrag mit Abnahme. Die Abrechnung ist bisher nur über eine Abschlagsrechnung erfolgt und die Tätigkeit wird damit weiterhin als teilfertig bewertet!
Tätigkeit 2 gehört zu einem Arbeitspaket mit der Vertragsart Werkvertrag ohne Abnahme und gilt damit mit der Abrechnung über die Abschlagsrechnung bereits nicht mehr als teilfertig.
Rückwirkende Betrachtung zum Stichtag
Betrachtet man die teilfertigen Leistungen zum aktuellen Stand (ohne weitere Filter) ist das Datum der Abrechnung nicht weiter entscheidend und auch der Projektstatus kann ohne weitere Prüfung direkt verwendet werden. Bei einer rückwirkenden Betrachtung muss jedoch durch sharesuite ermittelt werden können, wie der Status der Leistung und des Projektes zu einem bestimmten Stichtag war!
Für einen Rückblick zu einem bestimmten Zeitraum oder Stichtag bietet der Bericht die beiden Filter Leistungen ab und Leistungen bis an.
Fehlende Zuordnungen der abgerechneten Leistungen, fehlende Eingabe der Vertragsart im Projekt oder das fehlende Leistungsdatum bei Ausgangsrechnungen können zu falschen Werten bei den teilfertigen Leistungen führen!
Abrechnungsdatum
Bei einer rückwirkenden Betrachtung wird (sofern die notwendigen Werte verfügbar sind) das Datum der Abrechnung ebenfalls geprüft, um zu ermitteln, ob die Leistung zu dem gewählten Stichtag bereits abgerechnet war.
Als Datum wird nicht das eigentliche Rechnungsdatum, sondern das Datum des Leistungszeitraums (Ende) betrachtet! Dies muss für eine korrekte Ermittlung eingetragen sein.
Berechnungsbeispiel
Das folgende Beispiel zeigt zu jeder abgerechneten Tätigkeit das Datum der Abrechnung (Leistungszeitraum (Ende)) an.
| Leistung | Abrechnung erfolgt Leistungszeitraum (Ende) | Teilfertig (Stand heute) | Teilfertig (Leistung bis 2024-12-31) |
|---|---|---|---|
| Tätigkeit 1 | 2024-12-15 | Nein | Nein |
| Tätigkeit 2 | 2025-01-08 | Nein | Ja |
| Tätigkeit 3 | 2025-01-10 | Nein | Ja |
Zum heutigen Stand sind alle Leistungen abgerechnet und damit ist keine Leistung mehr teilfertig.
Wird über den Filter Leistung bis das Datum auf den 31.12.2024 eingeschränkt, gelten Tätigkeit 2 und 3 als teilfertig, da diese zu dem Zeitpunkt noch nicht abgerechnet waren.
Zusätzlich wird mit den Filtern Leistungen ab und Leistungen bis natürlich auch das Datum der Leistung selbst gefiltert. Wird der Filter Leistungen ab zum Beispiel auf dem 01.01.2025 eingestellt, werden alle Tätigkeiten und Eingangsrechnung mit einem Datum vor dem 01.01.2025 ignoriert.
Projektstatus
Zusätzlich zum Abrechnungsdatum wird der Projektstatus zum gewählten Zeitpunkt berücksichtigt. Wird ein Projekt inaktiv (z. B. abgebrochen oder abgeschlossen) markiert, wird das Datum dieser Änderung automatisch gespeichert.
Bei der Auswertung der teilfertigen Leistungen zu einem bestimmten Stichtag wird automatisch ebenfalls geprüft, ob das Projekt zu diesem Zeitpunkt noch aktiv war und bei der Ermittlung der teilfertigen Leistungen mit berücksichtigt werden muss.