Einleitung
Formulare sind ein sehr hilfreiches Instrument, da sie es Ihnen ermöglichen, verschiedene Arten von Daten für Ihr Projekt systematisch zu erfassen, zu organisieren und zu speichern. Die zur Verfügung stehenden Formularvorlagen können dabei individuell über die Administration gestaltet werden.
Der Artikel erklärt die einzelnen Bereiche und wie Sie Formulare erstellen, bearbeiten und löschen können, sowie Dokumente hieraus erstellen können.
Formularübersicht
Die Formularübersicht bietet Ihnen eine tabellarische Darstellung aller zu Ihrem Projekt gehörenden Formulare. Jedes Formular in dieser Liste enthält Informationen zum Formularnamen, zur verwendeten Formularvorlage, zur Person, die das Formular erstellt hat, sowie Angaben dazu, wann und von wem es zuletzt geändert worden ist.
Die Übersichtstabelle bietet Ihnen eine hohe Flexibilität. Sie können die Anordnung der Spalten nach Ihren Vorlieben anpassen, sie in der gewünschten Reihenfolge verschieben und die Spalten entsprechend den enthaltenen Informationen sortieren.
Über der Übersichtstabelle finden Sie eine Toolbar mit verschiedenen Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit Ihren Formularen erleichtern. Die verfügbaren Optionen sind:
Hinzufügen: Mit dieser Funktion können Sie ein neues Formular aus einer Vorlage erstellen.
Bearbeiten: Hiermit können Sie den Namen des ausgewählten Formulars ändern.
Löschen: Mit dieser Funktion können Sie ein oder mehrere ausgewählte Formulare entfernen.
Öffnen: Hiermit können Sie ein Formular anzeigen und den Inhalt bearbeiten.
Duplizieren: Mit dieser Funktion können Sie ein bestehendes Formular kopieren.
Dokumentengenerierung: Hiermit können Sie aus einem ausgefüllten Formular ein Dokument generieren.
Reload: Diese Funktion aktualisiert die Formularübersicht und stellt sicher, dass die neuesten Änderungen angezeigt werden.
Darüber hinaus enthält die Toolbar eine Suchfunktion. Mit dieser können Sie nach einem bestimmten Formularnamen suchen und diesen schnell in Ihrer Liste finden.
Die Formularübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller Ihrer Projektdaten, die in Formularen gespeichert sind.
Formular ausfüllen und bearbeiten
Um ein neues Formular zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der Toolbar. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Formularvorlage auswählen und einen Namen für das neue Formular eingeben können. Außerdem müssen Sie angeben, zu welchem Projekt das Formular gehören soll. Standardmäßig ist hier das aktuell ausgewählte Projekt eingestellt, aber Sie können dies bei Bedarf ändern.
Nachdem Sie diese Informationen eingegeben und bestätigt haben, öffnet sich die Detailansicht des neuen Formulars.
In der Detailansicht sehen Sie das gesamte Formular so, wie es in der ausgewählten Vorlage definiert ist. Jedes Feld im Formular ist ein Eingabefeld, das Sie ausfüllen können. Die Vorlage legt fest, welche Art von Eingabefeld jedes Feld ist (z.B. Datumsfeld, Mehrfachauswahl, Textfeld, Dateianhang usw.) und ob es ein Pflichtfeld ist, das ausgefüllt werden muss.
In der Detailansicht können Sie den Namen des Formulars bearbeiten, indem Sie auf den Formularnamen im oberen Bereich der Ansicht klicken. Neben dem Namen finden Sie auch die Schaltflächen für die Dokumentengenerierung und das Speichern des Formulars. Eine Schaltfläche für das Neuladen der Ansicht ist ebenfalls vorhanden.
Um das Formular auszufüllen, klicken Sie in die einzelnen Felder und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Eingaben zu speichern.
Um ein bestehendes Formular zu bearbeiten, wählen Sie dieses einfach in der Übersicht der Formulare aus und öffnen es. Sie gelangen direkt in die Ansicht der Formulareingaben und können diese direkt anpassen, wie dies auch beim Erstellen eines neuen Formulars möglich ist.
Dokument aus Formular erstellen
Für ein Formular besteht die Möglichkeit, die Eingaben direkt in ein Dokument (z. B. eine Word, Excel oder Powerpoint Datei) übernehmen zu lassen. Die Dokumentenvorlage selbst wird dabei bereits direkt in der Formularvorlage hinterlegt.
Wenn eine Vorlage Dokumente hinterlegt hat, werden die in das Formular eingegebenen Daten in das entsprechende Dokument übertragen und es wird eine Kopie des Dokuments erstellt und automatisch heruntergeladen.
Die Funktion zum Generieren eines Dokumentes finden Sie dabei direkt in der Toolbar der Formularübersicht oder im oberen Bereich der Detailansicht eines Formulars.
Sollte in der Formularvorlage kein Dokument hinterlegt sein, wird beim Klicken auf „Dokumentengenerierung“ ein Warnhinweis angezeigt, der darauf hinweist, dass keine Dokumentvorlage zur Verfügung steht.
Wenn mehrere Dokumente in einer Vorlage hinterlegt sind, haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Dokument bei der Generierung auszuwählen.
Ein Dokument kann dabei beliebig oft generiert werden, selbst während der Eingabe, wenn noch nicht alle Daten erfasst worden sind.
Wird ein Formular beispielsweise von einem Kollegen außerhalb des Büros über die App erfasst, kann hier schnell das Ergebnis geprüft und ggf. noch eine Anpassung besprochen werden (z. B. für aufgenommene Fotos).
Formular duplizieren
Über die Übersicht der Formularvorlagen haben Sie die Möglichkeit ein bestehendes Formular zu duplizieren.
Wählen Sie hierbei zunächst das Formular aus, das Sie duplizieren möchten und klicken Sie anschließend auf das entsprechende Symbol in der Toolbar.
Es wird Ihnen zunächst ein Fenster angezeigt, in welchem Sie den Namen des „neuen“ Formulars eingeben können. Zusätzlich erhalten Sie die Möglichkeit auch die Dokumente, die ggf. für das Formular hinterlegt wurden (z. B. aufgenommene Fotos), ebenfalls mit zu übernehmen oder diese zu ignorieren.
Mit einem Klick auf Erstellen wird das neue Formular erstellt und sämtliche Werte aus dem zu duplizierenden Formular werden automatisch eingetragen.
Dies ist gerade dann sehr hilfreich, wenn mehrere Formulare zu einem bestimmten Thema erfasst werden müssen und ein Großteil der Eingaben dabei immer identisch ist. Hier wird dann einmal das Formular vollständig ausgefüllt und dann immer wieder dupliziert und nur an den notwendigen Stellen angepasst.
Formular löschen
Um ein oder mehrere Formulare zu löschen, öffnen Sie zunächst die Übersicht der Formulare innerhalb des Projektes. Wählen Sie jetzt das oder die gewünschten Formulare aus und klicken in der Toolbar auf das entsprechende Symbol zum Löschen.