Einleitung
Die verschiedenen Module in sharesuite unterstützen größtenteils die Möglichkeit für einem bestimmten Datensatz (z. B. Kontakt, Projektreferenz, Rechnung) ein Dokument anhand einer Vorlagen zu generieren.
Eine Vorlagen kann dabei ein beliebiges selbst erstelltes Office-Dokument sein, indem spezielle Platzhalter verwendet werden können, die bei der Generierung dann mit dem tatsächlichen Wert verknüpft werden.
Ein einfaches Beispiel hierfür wäre eine allgemeine Briefvorlage, in der die Anschrift, das Datum und die Anrede eines ausgewählten Kontaktes eingefügt werden sollen.
Eine Vorlage für das gewählte Beispiel kann dabei so aussehen:

Für die Anschrift, das Datum und die Anrede wurden hier spezielle Platzhalter eingefügt. Diese haben immer den Aufbau mit zwei Klammern am Anfang und Ende und einem eindeutigen Bezeichner wie z.B. [{date}] für das aktuelle Tagesdatum.
Das Dokument kann so völlig frei nach den eigenen Wünschen erstellt und anschließend in sharesuite hinterlegt werden. Wird jetzt für ein Kontakt das Dokument generiert kann das finale von sharesuite erstellte Dokument so aussehen:

Wie man sieht wurden die Platzhalter ersetzt und anstelle von [{date}] steht in dem generierten Dokument jetzt das aktuelle Tagesdatum.
Die Vorlagen hierfür werden dabei über die Administration verwaltet und hinterlegt.
Verwaltung von Dokumentenvorlagen
Sie finden die Verwaltung aller Dokumentenvorlagen in der Administration unter den allgemeinen Einstellungen.
In dieser Übersicht sehen Sie dabei alle Vorlagen aus allen Modulen und können diese auch zentral von hier verwalten. Zusätzlich gibt es einen entsprechenden Menüpunkt auch unten den Einstellungen zu den Modulen selbst. Die Funktionalität ist dabei allerdings komplett identisch mit dem einzigen Unterschied, das dort nur die Vorlagen aus dem jeweiligen Modul gezeigt werden.

Dokumentenvorlage hinzufügen
Um eine neue Vorlage hinzuzufügen bzw. zu Erstellen müssen Sie diese zunächst (z. B. mit MS Office) mit den entsprechenden Platzhalter aus dem jeweiligen Modul erstellen, so wie es in der Einleitung bereits gezeigt wurde.
Um eine neue Vorlage zu hinterlegen klicken Sie zunächst auf Hinzufügen.

Unter dem angegeben Namen wird dem Nutzer die Vorlage beim Generieren angezeigt. Dieser kann entsprechend unabhängig von Dateinamen gewählt werden. Der Typ definiert die Art der Vorlage und definiert wo diese angezeigt werden. Die Beschreibung ist ein optionales Feld für zusätzliche Informationen zu der Vorlage. Im unteren Bereich laden Sie dann Ihre erstellte Dokumentenvorlage hoch.
Arten von Platzhaltern
Einfacher Platzhalter
In der Regel wird ein verwendetes Feld immer durch einen entsprechenden Text ersetzt. Für eine Rechnungsnummer ergibt sich aus dem Artikel für die Rechnungsvorlagen z. B. dass Feld [{number}] welches dann bei der Generierung durch die jeweilige tatsächliche Rechnungsnummer ersetzt wird. Der Aufbau ist hier immer ein eindeutiger Bezeichner zwischen den eckig/geschweiften Klammern.
Platzhalter können dabei überall in den Dokumenten verwendet werden, wo eine Texteingabe möglich ist, also auch in Tabellenzellen, Kopf- und Fußzeile und Textblöcken.
Formatierungen werden bei diesen Platzhaltern ebenfalls berücksichtigt bei der Generierung! Soll das Ergebnis also z. B. Fett dargestellt werden, können Sie einfach das Feld fett formatieren.
Bilder
Zusätzlich zu dem einfachen Ersetzen der Platzhalter durch Text kann auch ein Bild hierdurch eingefügt werden. Dies wird ebenfalls mit dem in der Übersicht angegeben Feld zu der Vorlage hinzugefügt. Hier ist bei der Erstellung des Dokumentes nur zu beachten, dass anstelle des Textes in dem generierten Dokument ein Bild erscheint, was ggf. bei dem Layout der Vorlage wichtig ist.
Tabellen
Für einige Datensätze gibt es zudem mehrere Einträge für ein bestimmten Feld. Bei der Rechnung wäre dies z. B. eine Auflistung der zu dem Projekt gebuchten Tätigkeiten, die erbracht und abgerechnet werden sollen. Hierzu gibt es spezielle Platzhalter, die innerhalb einer Tabelle (hier werden docx und xlsx unterstützt) verwendet werden können.
In dem Artikel zu den Rechnungsplatzhaltern ist hierfür z. B. die folgende Tabelle zu finden:
[{tbl_act#full_name}] | Benutzer der sharesuite Vor- und Nachname = voller Name |
[{tbl_act#date}] | Datum der gebuchten Tätigkeit |
[{tbl_act#hours}] | Gebuchte Stunden |
… | … |
Wie man sieht ist der Aufbau der Platzhalter hier mit einem zusätzlichen #-Zeichen getrennt. Sie können diese Platzhalter jetzt wie angegeben in einer Zeile einer Tabelle verwenden wie hier am Beispiel von Excel zu sehen:

Bei der Generierung wird für jede Datensatz automatisch eine Zeile eingefügt und ggf. nachfolgende bestehende Spalte werden weiter nach unten verschoben. Das Ergebnis kann hierbei wie folgt aussehen:
