Der Artikel beschreibt die Benutzer- und Rechteverwaltung über die Administration in der sharesuite. Die Benutzerverwaltung ist dabei immer auf den Workspace bezogen, in dem man sich als Administrator derzeit befindet. Es kann dabei durchaus vorkommen, dass ein Benutzer völlig unterschiedliche Module und Berechtigungen haben kann, wenn dieser zu mehreren Workspaces eingeladen wurde.

Benutzerübersicht

Zum Öffnen der Benutzerübersicht wählen Sie im Administrationsbereich den Menüpunkt Benutzer aus.

Sie befinden sich jetzt in der Benutzerübersicht, wo Sie zunächst alle Benutzer sehen, die aktuell aktiv im Workspace sind.

Über den Filter und die Suche in der oberen rechten Ecke können Sie hier zusätzlich auch aktuell inaktive Nutzer anzeigen lassen oder nach einem bestimmten Benutzer über die Eingabe suchen.

Die Benutzerverwaltung

Schauen wir uns jetzt an, wie die Benutzer in dem Workspace verwaltet werden können.

Einladen von Benutzern

Um einen neuen Benutzer zu dem Workspace hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer einladen worauf sich ein Bereich für das Hinzufügen eines neuen Benutzers öffnet.

Geben Sie hier zunächst die E-Mail Adresse der Person ein, die Sie zu dem Workspace hinzufügen möchten und ergänzen Sie diese mit einem optionalen Begrüßungstext, der dem neuen Nutzer in der E-Mail für die Einladung mit angezeigt wird. Wählen Sie als nächstes ein Team aus, zu dem der neue Nutzer hinzugefügt werden soll und konfigurieren Sie die Zugriffsrechte wie gewünscht (diese werden im folgenden Kapitel noch genauer erläutert).

Durch den abschließenden Klick auf Einladen wird automatisch eine E-Mail mit der Einladung an die eingegebene E-Mail Adresse versendet. Dies sieht für den Empfänger z. B. wie folgt aus:

Mit einem Klick auf Einladung annehmen wird der neue Benutzer automatisch zur entsprechenden Registrierung geführt. Bei Benutzern, die bereits über ein sharesuite Konto verfügen ist an dieser Stelle nur die Eingabe des bereits bestehendes Passwortes erforderlich, um dem Workspace beizutreten.

Nach dem Versand der Einladung können Sie den aktuellen Status im Reiter Einladungen in der Benutzerverwaltung sehen.

Solange eine Einladungen in diesem Bereich als Offen dargestellt wird, wurde diese noch nicht angenommen und der eingeladene Benutzer hat noch keinen Zugriff auf den Workspace. Über die Toolbar haben Sie hierzu die Möglichkeit, die Einladung wieder zu entfernen (der Link wird damit unverzüglich ungültig) oder die Einladung erneut zu versenden.

Aktivieren/Deaktivieren von Benutzern im Workspace

Um den Zugriff auf den aktuellen Workspace für einen Benutzer zu sperren gehen Sie in die Benutzerübersicht und suchen den entsprechenden Benutzer aus der Liste heraus und markieren diesen. Klicken Sie anschließend in der Toolbar auf das Symbol zum Sperren des Benutzers. Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch einen bereits gesperrten Nutzer wieder reaktivieren. Damit Sie diesen in der Übersicht sehen, müssen Sie vorher den Filter von Aktiv auf Alle oder Inaktiv ändern.

Das Berechtigungskonzept

Bei der Einladung der Benutzer haben wir bereits gesehen, dass direkt die Zugriffsrechte mit der Einladung konfiguriert werden können.

Hier wird zunächst in vier Kategorien unterschieden, die wir uns nachfolgend anschauen wollen:

Zugriffsrechte

Zugriff

Zugriff bedeutet zunächst einmal, dass alle Module, die in der Lizenz für den Workspace enthalten sind freigeschaltet werden. In jedem dieser Module erhält der Benutzer Standard-Zugriff entsprechend des Berechtigungssystems des Moduls selbst. Diese Standard-Berechtigungen sind im wesentlichen in jedem Modul identisch und man erhält Zugriff auf alles, wo der eigene Nutzer oder das zu dem Nutzer gehörende Team mit dem Datensatz verknüpft sind. Die nachfolgende Tabelle zeigt diese Logik am Beispiel der Module Aufgaben, Projekte und Dokumente:

Modul	Eintrag sichtbar wenn der Benutzer…
Aufgaben	die Aufgabe selbst erstellt hat als Verantwortlicher ausgewählt wurde die Aufgabe zu einem Team gehört, indem der Benutzer selbst Mitglied ist als Beobachter zu der Aufgabe hinzugefügt wurde
Projekte	das Projekt erstellt hat als Projektleiter oder Stellvertreter hinzugefügt wurde zum Projektteam hinzugefügt wurde
Dokumente	bei aktivierten Teamordner im entsprechenden Team ist der Ordner öffentlich ist (dieser nicht mit Berechtigungsrollen durch den Administrator verknüpft wurde) der Ordner eine Zugriffsrolle hat, die ebenfalls mit dem aktuellen Nutzer verbunden ist

Auf alle anderen Datensätze innerhalb des Moduls besteht bei dieser Berechtigungsstufe entsprechend kein Zugriff.

Vollzugriff

Vollzugriff gewährt wie der Name es bereits sagt vollständigen Zugriff auf alle Einträge eines jeden freigeschalteten Moduls. Eine Einschränkung wie bei dem normalen Zugriff beschrieben, dass der Benutzer hier in irgendeiner Form mit dem Datensatz verknüpft sein muss, existiert hier nicht. Bei den Aufgaben werden z. B. sämtliche Aufgaben innerhalb der sharesuite gesehen und bei den Dokumenten kann auf jeden Ordner und jede Datei im System zugegriffen werden! Diese Option wird häufig für das Management oder Sekretariate verwendet.

Administrator

Der Benutzer erhält Vollzugriff auf alle Module und zusätzlich Zugriff auf die Administrationsoberfläche. Mit diesem Zugriff können alle Einstellungen in den einzelnen Modulen und dem Workspace vorgenommen werden, sowie die Benutzer verwaltet werden.

Benutzerdefiniert

Die bisherigen Optionen haben sich immer auf alle Module innerhalb des Workspaces bezogen und ließen sich nicht weiter einschränken oder erweitern. Hier kommt der Punkt Benutzerdefiniert ins Spiel:

Wie in der Abbildung zu sehen ist, öffnet sich nun eine Übersicht aller Module und der Möglichkeit diese einzeln zu konfigurieren. Hierbei stehen pro Modul die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

Kein Zugriff	Es besteht kein Zugriff auf dieses Modul durch den Benutzer – dieses taucht also in dem Menü auf der linken Seite gar nicht erst zur Auswahl auf.
Zugriff	Zugriff gewährt die bereits beschriebenen Zugriffsrechte – allerdings nur für das jeweils ausgewählte Modul.
Vollzugriff	Gewährt wie bereits beschrieben Vollzugriff auf alle Daten – allerdings nur für das jeweils ausgewählte Modul.
Benutzerdefiniert	Hiermit lassen sich pro Modul sehr feingranular die Zugriffsrechte festlegen und es erscheint je nach verfügbaren Optionen ein zusätzliches Auswahlfenster, wo z. B. bei den Projekten definiert werden kann, welche Berichte sichtbar sind, ob Projekte gelöscht werden dürfen usw. .

Benutzerdefinierte Berechtigungen

Aufgaben	Menüpunkt	Beschreibung
Aufgaben	Aufgaben (Meine Aufgaben, Liste, Kanban, Detailansicht)	Zugriff auf Aufgaben, wo man Verantwortlich oder Ersteller ist
Aufgaben erstellen		Aufgabenübersicht „Hinzufügen“ Button wird sichtbar
Aufgaben des eigenen Teams		Zugriff auf alle Tasks der eigenen Teams
Zugriff auf alle Aufgaben	Alle Ansichten der Aufgaben	Vollzugriff auf alle Tasks
Dokumente	Menüpunkt	Beschreibung
Dokumente	Dokumente	Berechtigung nur auf die zugewiesenen Dokumente
	Dokumente – Papierkorb	Nur von mir gelöschte Dokumente
	Dokumente – Freigaben	Nur meine Freigaben
	Dokumente – Lesezeichen	Nur meine Lesezeichen
	Dokumente – Ausgecheckte Dokumente	Nur von mir ausgecheckte Dokumente
Zugriff auf alle Dokumente	Alle Ansichten der Dokumente	Vollzugriff auf alle Dokumente / Berechtigungseinstellungen
	Dokumente – Aktivitätsverlauf
Zugriff auf das Drive	Dokumente – Drive
Projekte	Menüpunkt	Beschreibung
Projekte	Projekte	Zugriff auf Projekte, wo man Projektleiter, Stellvertreter oder im Team ist
Projekte erstellen		Projektübersicht „Erstellen“ Button wird sichtbar
Projekte löschen		Projektübersicht „Löschen“ Button wird sichtbar
Zugriff auf alle Projekte		Vollzugriff auf alle Projekte
Projektreferenzen	Projekte – Referenzen
Ressourcenauslastung	Projekte – Ressourcenplanung
Formulare	Projekte – Formularvorlagen
Umsatzplanung / Kostenplanung	Projekte – Details – Finanzen – Kostenplanung
	Projekte – Details – Finanzen – Umsatzplanung
	Add-ons – Finanzen – Umsatzplanung
	Add-ons – Finanzen – Kostenplanung
Multiprojektauswertung nach Stunden	Projekte – Berichte – Multiprojektauswertung nach Stunden
Projektauswertung nach Stunden	Projekte – Berichte – Projektauswertung nach Stunden
Teilfertige Leistungen	Projekte – Berichte – Projektergebnis
	Projekte – Berichte – Teilfertige Leistungen
	Projekte – Berichte – Restbudgets
Projektkarte	Projekte – Berichte – Projektkarte
Performance	Projekte – Berichte – Projektperformance
Finanzen der eigener Projekte		Schaltet die Finanzen der eigenen Projekte Frei
Interne Kosten der Projekte		Schaltet in den Tätigkeitsübersicht der Projekte die Internen Kosten frei (Interner Stundensatz)
Finanzen aller Projekte		Schaltet die Finanzen aller Projekte Frei
Tätigkeiten	Menüpunkt	Beschreibung
Tätigkeiten	Tätigkeiten (Tagesansicht, Wochenansicht, Monatsansicht, Liste)
	Tätigkeiten – Berichte – Zeit- und Projektübersicht
	Tätigkeiten – Berichte – Stundenzettel
	Tätigkeiten – Berichte – Jährliche An- und Abwesenheit
Tätigkeiten aller Benutzer	Tätigkeiten – Berichte – AZ-Konto
	Tätigkeiten – Berichte – Überstunden
	Tätigkeiten – Berichte – Liste
	Tätigkeiten – Berichte – AZ / Soll-AZ
	Tätigkeiten – Berichte – Tätigkeiten / Ist-Arbeitszeit
	Tätigkeiten – Berichte – AZ-Projektstunden
	Tätigkeiten – Berichte – AZ-Projektstunden Team
	Tätigkeiten – Berichte – Performance
	Tätigkeiten – Berichte – Urlaube und Abwesenheit
CRM	Menüpunkt	Beschreibung
CRM	CRM
Zugriff auf alle Kontakte und Unternehmen		Zugriff auf alle Kontakte und Unternehmen
Opportunities	CRM – Opportunities
Bulk-Mails		CRM „Bulk E-Mail“ Button wird sichtbar
Kontakt Export		CRM „Export“ Button wird sichtbar
Opportunity Export		CRM – Opportunities „Export“ Button wird sichtbar
Rechnungen	Menüpunkt	Beschreibung
Rechnungen	Projekte – Details – Rechnungen	Es sind nur Rechnungen sichtbar, welche dem Benutzer zugewiesen sind
Vollzugriff auf alle Rechnungen	Rechnungen – Eingangsrechnungen	Vollzugriff auf alle Rechnungen
	Rechnungen – Ausgangsrechnungen
	Rechnungen – Reisekosten
Rechnungsstellung	Rechnungen – Rechnungsstellung
Workflows	Menüpunkt	Beschreibung
Workflows	Workflows
Workflow Designer	Workflows – Workflow Designer
Zugriff auf alle Workflows		Vollzugriff auf alle Workflows
Weitere Berechtigungen	Menüpunkt	Beschreibung
Lebenslaufdatenbank	Add-ons – CV-Datenbank
Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen in CVDB Übersicht		Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen in CVDB Übersicht
Eigener Lebenslauf im Profil	Profil – Lebenslauf
People	People – Übersicht
	People – Tätigkeiten
	People – Abwesenheiten
People Notizen	People – Übersicht – Details – Notizen
Administration (Stammdaten)	Administration

Verwendung von Vorlagen

Gerade wenn man benutzerdefinierte Rechte zuweist kann es sinnvoll sein, sich diese als Vorlage zu speichern und bei einem weiteren Benutzer, die Einstellungen aus dieser Vorlage zu laden.

Klicken Sie hierzu zunächst auf Als Vorlage speichern und geben Sie der Vorlage einen Namen (z. B. Management). Wählen Sie bei einem neuem Nutzer oder ein bestehenden dann Berechtigungen aus Vorlage laden und die gespeicherte Konfiguration wird automatisch direkt eingefügt. Sie können diese hier jetzt weiter anpassen und erneut als Vorlage speichern. Hierdurch erfolgt keine automatische Änderungen an anderen Benutzern.

FAQ