Im Modul Tätigkeiten können die eigenen Arbeitszeiten und Tätigkeiten tagesgenau erfasst werden. Die Arbeitszeit kann hier wie eine klassische Stempeluhr gesehen werden und erfasst die Anwesenheit inkl. Pausenzeiten. Was innerhalb dieser Zeit gemacht wurde kann über die Tätigkeiten auf konkrete Projekte erfasst werden. Beides kann in sharesuite unabhängig voneinander verwendet werden. Eine Verwendung der Tätigkeiten setzt nicht das Erfassen der Arbeitszeiten voraus und umgekehrt.
Die Konfigurationen hierzu erfolgen durch den Administrator und werden hier nicht weiter betrachtet.
Prinzipiell stehen für das Verwalten und Anzeigen der Tätigkeiten und Arbeitszeiten verschiedene Ansichten mit unterschiedlichen Eigenschaften zur Verfügung: Tag, Woche, Monat und Liste.
Neben den nachfolgenden Abschnitten können Sie sich eine Vorstellung der verschiedenen Ansicht zusätzlich in unserem Video hierzu anschauen:
Tagesansicht
In der Tagesansicht werden alle Informationen für einen bestimmten Tag dargestellt, wobei der aktuelle Tag automatisch vorausgewählt ist. Die Tage der aktuellen Woche sind über die Menüleiste direkt zu erreichen und mit der Kalenderfunktion können Sie zusätzlich direkt zu einem beliebigen Datum bzw. einer konkreten Woche springen.
Unterhalb der Auswahl des aktuellen Tages ist die Erfassung der Arbeitszeit zu finden. Hier kann für den aktuellen Arbeitstag die Anwesenheit inkl. Pausenzeiten erfasst werden. Die jeweilige Differenz zu der in der Administration hinterlegten Soll-Arbeitszeit pro Tag wird direkt ausgewertet und entsprechend farblich hervorgehoben.
Die Erfassung der Arbeitszeit kann in der Administration für jeden Nutzer einzeln konfiguriert werden. Ist diese deaktiviert wird dieser Block in der Tagesansicht entsprechend nicht angezeigt.
Unterhalb der Arbeitszeiterfassung ist die eigentliche Erfassung der Tätigkeiten für den Tag zu finden. Hier werden also die Zeiten, die auf einem bestimmten Projekt gearbeitet wurden protokolliert.
Die Summe der einzelnen Tätigkeiten wird am unteren Ende zusammengefasst und erhält zudem die Differenz zu der aktuell erfassten Arbeitszeit. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn möglichst der gesamte Arbeitstag auf Tätigkeiten verbucht werden soll.
Diese Ansicht eignet sich sehr gut für die tägliche Arbeit, wenn es um die Erfassung des aktuellen Tages geht oder ein bestimmter Tag noch einmal angeschaut werden soll.
Wochenansicht
Die Wochenansicht gibt einen Überblick über die gesamte Woche, wobei auch hier die aktuelle Woche vorausgewählt ist, die über einen Klick auf die Kalenderwoche gewechselt werden kann.
Sämtliche Projekte auf die bereits eine Tätigkeit für die gewählte Woche erfasst wurde, werden hier untereinander dargestellt. In den einzelnen Spalten wird hierzu pro Kalendertag die Summe der zu dem Projekt und Arbeitspaket erfassten Zeiten angezeigt. Wurden an einem Tag zwei unterschiedliche Tätigkeiten von je zwei Stunden Dauer gebucht, werden hier vier Stunden an diesem Tag für das Projekt/Arbeitspaket angezeigt.
Hinweis: Die Arbeitszeiten der einzelnen Tage sind in dieser Ansicht nicht zu sehen.
Die Wochenansicht eignet sich gut, um einen schnellen Überblick über die aktuelle Woche zu bekommen oder um schnell für ein Projekt neue Tätigkeiten für die gesamte Woche zu erfassen.
Monatsansicht
Die Monatsansicht zeigt eine Übersicht über den gesamten Monat. Ist die Arbeitszeiterfassung aktiv, wird hier zunächst eine Grafik mit der für den Monat erfassten Arbeitszeiten dargestellt. Unter der Grafik steht für jeden Tag die erfasste Arbeitszeit und die Summe der erfassten Tätigkeiten.
Die zusätzliche Anzeige bei der Spalte Ist zeigt die Differenz mit der Soll-Arbeitszeit an. Bei den Tätigkeiten stellt diese Anzeige den Unterschied zwischen erfasster Arbeitszeit und Summe der gebuchten Tätigkeiten dar.
Die Monatsansicht ist primär in Kombination mit der Erfassung von Arbeitszeiten interessant, kann aber auch für eine schnelle Übersicht der erfassten Tätigkeiten des Monats hilfreich sein. Zudem ist hierüber eine schnelle Mehrfacherfassung von Tätigkeiten möglich.
Listenansicht
Die Ansicht Liste stellt in dieser Reihe die Besonderheit dar, dass nicht ein bestimmter Zeitraum entscheidend ist, sondern alle eigenen erfassten Tätigkeiten aufgelistet werden. Diese Auswahl lässt sich dabei über die Filterleiste z. B. auf ein konkretes Projekt oder einen frei definierbaren Zeitraum einschränken.
Die Ansicht ist gerade im Bezug auf die Filtermöglichkeiten in Kombination mit der Möglichkeit der gleichzeitigen Veränderung mehrerer ausgewählter Datensätze (Bulk-Change) interessant.