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Arbeitszeiterfassung und Abwesenheiten

Mit der Arbeitszeiterfassung kann jeder Arbeitstag mit Beginn und Ende und den jeweiligen Pausen erfasst werden.

Im Gegensatz zu den Tätigkeiten geht es hier also um die reine Arbeitszeit. Auch wenn die Kombination mit der Tätigkeitserfassung optimal ist, kann beides durchaus auch einzeln verwendet werden und muss nicht zwingend in Kombination erfolgen.

Der Artikel beschreibt die grundlegende Verwendung der Arbeitszeiterfassung und wie und welche Abwesenheiten eingetragen werden können.

Soll- und Ist-Zeiten des Arbeitstages

In der Tagesansicht wird bei aktivierter Arbeitszeiterfassung im oberen Bereich automatisch die jeweilige hinterlegte Soll-Arbeitszeit für den Tag, die ggf. bereits eingetragene Ist-Zeit und die sich hieraus ergebene Differenz angezeigt.

TODO: Screenshot AZ

Die grafische Übersicht zeigt auf einen Blick sofort an, ob die hinterlegte Soll-Arbeitszeit für den Tag erreicht wurde bzw. ob an dem Tag ggf. Minus- oder Plus-Stunden gemacht wurden.

Die Arbeitszeiterfassung kann für jeden Benutzer individuell aktiviert werden über die Administration. Hier kann ebenfalls für jeden einzelnen Tag die jeweilige Soll-Zeit hinterlegt werden, so dass auch bei Teilzeit eine Aufteilung der Stunden auf einzelne Tage einfach umgesetzt werden kann.

Ebenfalls kann über die Administration der jeweils gültige Feiertagskalender zugeordnet werden, so dass auch diese entsprechend des Beschäftigungsortes ermittelt werden können.

Im Bereich Arbeitszeit, links von der grafischen Darstellung, werden die aktuell eingetragene Anwesenheit inkl. aller Pausen aufgelistet.

Arbeitszeit erfassen und bearbeiten

Im folgenden Abschnitt wird beschreiben, wie und in welchen Ansichten die Arbeitszeit erfasst werden kann und welche weiteren Funktionen es hierzu noch gibt. Zusätzlich steht hier ein Video zur Erklärung zur Verfügung:

Tagesansicht

Um die Arbeitszeit für einen Tag in der Tagesansicht zu erfassen, klicken Sie auf den entsprechenden Link im Block für die Arbeitszeit oder wie gewohnt auf das Stift-Symbol.

TODO Screenshot

Es öffnet sich eine Eingabemaske die zunächst mit der Eingabe der Anwesenheit mit den Werten Beginn, Ende und Dauer beginnt. Geben Sie hier die jeweiligen Werte ein. Das Ende und die Dauer sind dabei abhängig voneinander und können beide einzeln eingeben werden. Der jeweils andere Wert wird automatisch ausgefüllt. Geben Sie beispielsweise 9:00 Uhr als Beginn und eine Dauer von 6 Stunden an, wird automatisch 15:00 Uhr als Ende eingetragen.

Unter der Erfassung der Anwesenheit erfolgt auf gleiche Art und Weise die Eingabe der Pausenzeiten, die unter Umständen optional ist oder aber auch aus mehreren einzelnen Pausen bestehen kann. Die ermittelte Ist-Zeit für den Arbeitstag errechnet sich entsprechend immer aus der Dauer der Anwesenheit abzüglich der Summe aller Pausenzeiten.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenregelungen sind direkt in sharesuite hinterlegt und werden automatisch bei der Erfassung geprüft. Sollte eine bzw. eine längere Pause notwendig sein, wird dies entsprechend direkt als Meldung bei der Erfassung angezeigt.

Arbeitszeit als Standard definieren

Sind Arbeitsbeginn und Ende, sowie die Pausenzeiten, immer relativ identisch kann diese diese auch als Standard definieren. Bei der Erfassung eines neuen Arbeitstages werden diese dann automatisch vorausgefüllt und können so schneller angepasst und gespeichert werden.

Geben Sie zunächst die jeweiligen Werte ein oder bearbeiten Sie einen bereits bestehenden Arbeitstag, der Ihren gewünschten Standard entspricht. Klicken Sie jetzt auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Als Standard speichern. Auf gleiche Weise lässt sich ein bereits hinterlegter Standard durch einen neuen Überschreiben.

TODO: Screenshot AZ Menü

Über Standard zurücksetzen wird der hinterlegte Standard entfernt und die Maske wird nach dem Öffnen wieder mit leeren Eingabefeldern und ohne eine Vorbelegung angezeigt.

Notizen

Optional kann zu einem Arbeitstag auch eine Notiz hinterlegt werden. Sie finden diese Möglichkeit in der Tagesansicht sobald ein Arbeitstag erfasst wurde in der Toolbar. Pro Arbeitstag lässt sich jeweils eine Notiz erfassen. Dies kann vor allem für besondere Situationen oder Arbeitstage (wie z. B. Fortbildungen, Betriebsausflug, …) eine hilfreiche Gedankenstütze sein, welche auch zusätzlich in diversen Auswertungen mit ausgegeben werden kann.

TODO: Screenshot

Arbeitstag zurücksetzen

Über den Menüpunkt Arbeitstag zurücksetzen können Sie schnell und einfach die Eingabe der Arbeitszeit für den entsprechenden Tag entfernen, ohne in der Eingabemaske händisch alle Werte einzeln korrigieren zu müssen.

Die an diesen Tage erfassten Tätigkeiten werden durch diese Aktion nicht entfernt! Ist dies gewünscht, müssen diese zusätzlich markiert und entfernt werden!

TODO: Screenshot

Monatsansicht

Zusätzlich zur Tagesansicht steht Ihnen die Funktion für die Erfassung von Arbeitszeiten auch in der Monatsansicht zur Verfügung.

Zur Kontrolle der erfassten Arbeitszeiten für den Monat und ggf. zur Prüfung, ob eine Eingabe vergessen wurde, ist diese Ansicht für einen schnellen Überblick sehr hilfreich. Unterstützt wird dies zudem noch von der grafische Darstellung der einzelnen Tage des Monats und der jeweiligen Gesamtsummen.

Um aus dieser Ansicht einen Arbeitstag zu erfassen, wählen Sie den gewünschten Tag aus und klicken auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten. Die Eingabemaske ist hierbei unverändert zur Tagesansicht.

TODO: SCreenshot Monatsansicht – AZ Erfassung

Eine hilfreiche Besonderheit ist hier noch die Möglichkeit mehrere identische Arbeitstage direkt in einem Schritt nachträglich erfassen zu können. Gehen Sie hierbei wie oben beschreiben für die Bearbeitung eines Tages vor, markieren Sie aber vorab alle Tage für die die Arbeitszeit erfasst oder geändert werden soll.

Beachten Sie hierbei, dass bereits eingetragene Arbeitszeiten für die markierten Tage hierdurch überschrieben werden.

Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten

Zusätzlich zu den tatsächlichen Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten lassen sich natürlich auch verschiedene Arten von Abwesenheiten für einen Arbeitstag definieren. Hierbei wird standardmäßig zwischen den folgenden Unterschieden:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Kind krank / Pflege Angehöriger
  • Elternzeit
  • Unbezahlter Urlaub und
  • Arbeitszeitausgleich

Je nach Art können diese für einen ganzen Tag oder aber auch nur stundenweise, wie es z.B. bei Krankheit vorkommen kann, erfasst werden.

Grundsätzlich werden für diese unterschiedlichen Abwesenheiten spezielle Projekttypen verwendet. Dies hat den Vorteil, dass die Erfassung der Abwesenheiten ähnlich zu der Erfassung einer „normalen“ Tätigkeiten ist.

Die nachfolgenden Abschnitte erklären ausführlich wie dies funktioniert und was es hierbei zu beachten gibt. Zusätzlich steht für den Einstieg das nachfolgende Video zur Verfügung:

Erfassen von Abwesenheitszeiten

Als erste Möglichkeit kann also einfach wie gewohnt eine neue Tätigkeit angelegt werden, wobei bei der Projektauswahl eines der oben genannten Abwesenheiten ausgewählt wird.

TODO: Screenshot so man das Urlaubsprojekt sieht

Noch ein wenig einfacher geht es über den Menüpunkt Abwesenheit hinzufügen im Untermenü bei der Arbeitszeiterfassung. Hier kann aus einer Auswahlliste direkt die gewünschte Art der Abwesenheit ausgewählt werden. Nach der Auswahl öffnet sich auch hier die Maske zum Erfassen der Tätigkeit, wo das notwendige Projekt aber bereits vorausgewählt ist.

TODO: Screenshot mit der Auswahlfunktion für die Abwesenheiten

Bei der Auswahl wird immer automatisch Ganztägig ausgewählt, was bedeutet, dass die Abwesenheit für den kompletten Tag gilt was in der Regel auch der Normalfall ist. Dies bedeutet, dass die angelegte Tätigkeit für die Abwesenheit der jeweiligen Soll-Arbeitszeit für den Tag entspricht. Im nachfolgenden Screenshot ist dies am Beispiel von Urlaub zu sehen.

TODO: Screenshot mit der Auswahlfunktion für die Abwesenheiten

Im Falle von Krankheit oder Kind krank / Pflege Angehöriger kann die Abwesenheit allerdings auch Stundenweise erfolgen. Hierbei ist zu beachten, dass Sie bei der Anwesenheit bei Beginn und Ende auch wirklich nur die tatsächliche Anwesenheit erfassen und für die verbleibende Differenz entsprechend die Dauer für die Abwesenheit auswählen.

Beispiel: Die Soll-Arbeitszeit für den aktuellen Tag beträgt 8 Stunden und Sie beginnen den Tag morgens um 8:00 Uhr. Um 13:00 Uhr geht es Ihnen nicht gut und Sie können nicht weiterarbeiten und müssen sich für den Rest des Tages krank melden. Tragen Sie jetzt bei Beginn und Ende die tatsächliche Zeit der Anwesenheit ein – also Beginn um 08:00 Uhr und Ende um 13:00 Uhr. Dies ergibt zunächst eine Differenz von-3:00 Stunden für den Tag. Jetzt erfassen Sie die Abwesenheit und wählen den Typ Krankheit aus. Entfernen Sie das Häkchen bei Ganztägig in der Eingabemaske und geben 3:00 bei Dauer ein. (Tipp: Sie können auch hier wieder den Button für das Eintragen der restlichen Arbeitszeit verwenden). Nach der Eintragung ist die Differenz für den Arbeitstag 0:00. Die Eingabe ist nochmal in den nachfolgenden beiden Screenshots zu sehen.

TODO: Screenshot mit der Auswahlfunktion für die Abwesenheiten

Besonderheit beim Arbeitszeitausgleich

Bei der Berechnung der Abwesenheiten im Bezug auf die Ist-Arbeitszeit stellt Arbeitszeitausgleich eine Besonderheit dar. Da diese Tage oder Stunden nicht als Arbeitszeit zählen, erfolgt hier auch keine Berücksichtigung bei der Ermittlung der Ist-Arbeitszeit.

Rein von der sich ergebenen Differenz für den jeweiligen Tag hat die Erfassung der Abwesenheit als Arbeitszeitausgleich keine direkte Relevanz für die eigene Arbeitszeit.

Allerdings ist dies zum Einen für die Protokollierung hilfreich, um auch im nachhin noch klar sagen zu können, dass für einen Tag Arbeitszeitausgleich genommen wurde oder ob ggf. für den Tag nur die Erfassung vergessen wurde.

Zum anderen ist dies für die Projekt- bzw. Ressourcenplanung sehr hilfreich und teilweise notwendig, wenn geplante Tage in der Zukunft möglichst schnell im Voraus als Arbeitszeitausgleich markiert werden. Hierdurch wird dies nämlich z. B. bei der Ressourcenplanung oder der Abwesenheitsübersicht für andere Teammitglieder sichtbar und kann entsprechend berücksichtigt werden.

Abwesenheiten direkt für mehrere Tage erfassen

Wie bei der Erfassung von Tätigkeiten für mehrere Tage lassen sich natürlich auch Abwesenheiten im Vorfeld für mehrere Tage erfassen. Dies kann über die Monatsansicht eingetragen werden. Markieren Sie hierzu zunächst wieder alle Tage für die eine Abwesenheit (z. B. ein 14-tägiger Urlaub) eingetragen werden soll. Die Erfassung selbst ist identisch wie für einen einzelnen Tag und auch hier steht als Untermenü der Eintrag „Abwesenheit erfassen“ direkt zur Verfügung.

TODO: Screenshot mit der Auswahlfunktion für die Abwesenheiten

Updated on Februar 3, 2023
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