Der Artikel beschreibt die grundlegende Verwendung der Tätigkeitserfassung im Bezug auf das Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Tätigkeiten.
Hinzufügen einer Tätigkeit
Um eine Tätigkeit hinzuzufügen klicken Sie in eine der verfügbaren Ansichten auf den grünen Hinzufügen-Button.
Sie müssen hierfür nicht extra in das Modul wechseln, sondern können auch über die Quick-Create-Funktion (Neu) oben rechts in der sharesuite das Fenster öffnen.
Für jede Tätigkeit müssen Sie dabei zwingend das Datum, Projekt und Arbeitspaket, sowie eine Dauer eingeben. Die Beschreibung ist standardmäßig ebenfalls ein Pflichtfeld, wobei dies in der Administration deaktiviert werden kann und bei Ihnen ggf. nicht zwingend erforderlich ist.
Ist der Name des Arbeitspakets nicht aussagekräftig genug, ist die Eingabe einer kurzen Beschreibung für eine bessere Nachvollziehbarkeit aller Beteiligten meistens sinnvoll.
Je nach Konfiguration können noch weitere Felder und Einschränkungen nach der Auswahl des Projektes eingeblendet werden. Ist man beispielsweise mit mehreren Stundensätzen in dem Projekt hinterlegt, muss dieser noch ausgewählt werden oder die Dauer muss einem bestimmten Buchungsintervall folgen und kann nicht komplett frei eingegeben werden. Dies wird Ihnen jeweils in der Eingabemaske angezeigt.
Das nachfolgende Video zeigt die Erfassung einer Tätigkeit nochmal im Detail:
Schnellerfassung von Tätigkeiten
Teilweise kommt es vor, dass eine Tätigkeit direkt identisch für mehrere Tage erfasst werden muss oder das für ein Projekt/Arbeitspaket innerhalb einer Woche verschiedene Tätigkeiten zu erfassen. Diese Eingaben müssen nicht jedes mal manuell komplett neu erstellt werden, sondern können über verschiedene Wege schnell durchgeführt werden.
Die nächsten Abschnitte erklären welche Möglichkeiten es gibt und wie dies funktioniert. Dazu steht zusätzlich das nachfolgende Video zur Verfügung.
Schnellerfassung in der Wochenübersicht
In der Wochenansicht haben Sie die Möglichkeit, direkt zu einem Projekt und Arbeitspaket an den verschiedenen Tagen der Woche, jeweils eine Tätigkeit zu erstellen. Klicken Sie hierzu auf den grünen Button zum Hinzufügen. Anders als bei der Einzelerfassung wählen Sie nun das Projekt/Arbeitspaket aus und geben Sie für beliebige Tage der Woche die Tätigkeit ein.
Schnellerfassung in der Monatsansicht
Die Monatsansicht erlaubt eine sehr schnelle und einfache Art die gleiche Tätigkeit direkt an mehreren beliebigen Tagen zu erfassen. Markieren Sie hierfür in dem gewählten Monat die Tage, an denen diese erfasst werden soll und klicken Sie auf den Hinzufügen-Button. In der Datumsauswahl wird Ihnen nun ein Zeitraum angezeigt, anstatt eines einzelnen Datums. Geben Sie jetzt die Details der Tätigkeit wie gewohnt ein. Mit einem Klick auf Speichern wird diese Tätigkeit direkt an jedem der gewählten Tage erstellt.
Klonen von Tätigkeiten
In der Menüleiste bei den Tätigkeiten in der Tagesansicht gibt es die Funktion eine Tätigkeit zu klonen. Wählen Sie eine Tätigkeit aus und klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Es öffnet sich die Eingabemaske für das Erfassen einer neuen Tätigkeit, wobei alle Werte bereits vorausgefüllt sind. Nehmen Sie ggf. noch gewünschte Änderungen vor (z. B. ein anderes Datum) und klicken Sie auf Speichern. Gerade wenn eine bereits bestehende Tätigkeit mit einer umfangreichen Beschreibung mehrfach an verschiedenen Tagen benötigt wird, kann dies sehr hilfreich sein.
Verwendung von Vorlagen
In der Tagesansicht haben Sie die Möglichkeit eine bereits eingetragene Tätigkeit mit einem Stern zu markieren und damit als Vorlage zu hinterlegen. Klicken Sie hierfür auf den Stern ganz rechts in der Zeile mit der Tätigkeit, um dies zu aktivieren bzw. wieder zu deaktivieren. Alle als Vorlage markierten Tätigkeiten erscheinen ab sofort automatisch an jedem Tag mit einer Dauer von 0:00 Stunden. Um aus der Vorlage für den einzelnen Tag eine “echte“ Tätigkeit zu machen, klicken Sie auf Bearbeiten, geben Sie die Dauer ein und speichern diese wieder.
Bearbeiten und Löschen von Tätigkeiten
Über die Symbole zum Bearbeiten und Löschen (Stift und Papierkorb) können Sie die in der jeweiligen Ansicht gewählten Einträge bearbeiten oder löschen. In der Tages- und Listenansicht sind dabei beide Aktionen auch für mehrere ausgewählte Einträge verfügbar. Aktivieren Sie beim Bearbeiten hierzu den Schalter des Eintrages, den Sie aktualisieren wollen und geben Sie den neuen Wert ein, der für alle ausgewählten Einträge gelten soll.
In der Wochenansicht steht die Mehrfachauswahl grundsätzlich nicht zur Verfügung. Bei der Monatsansicht ist diese nur in Kombination mit der Arbeitszeiterfassung verfügbar. Hier kann diese genutzt werden, um genau wie bei den Tätigkeiten die Arbeitszeit für ein oder mehrere Tage zu erfassen.
Das Video zeigt Ihnen auch hierzu abschließend, wie dies direkt in sharesuite umgesetzt wird: