Das sharesuite Drive für Windows ist ein Programm, welches ermöglicht Teamordner und Projekte in einem Laufwerk im Windows Explorer anzuzeigen, um direkt über den Explorer mit den Dateien arbeiten zu können.
Installation
Die Installation des Drives erfolgt über einen Assistenten, wie man es bei Installationen unter Windows gewohnt ist. Der Assistent führt dabei durch die notwendigsten Schritte und nach erfolgtem Abschluss sollte sich die Anwendung sharesuite Drive unter den Programmen befinden und starten lassen.
Als Voraussetzung für die Installation des Drives muss das Programm Dokan auf dem Rechner installiert sein. Hierbei handelt es sich um eine notwendige Schnittstelle für die Erstellung eines virtuellen Dateisystems und damit die Voraussetzung für die Integration in den Windows Explorer. Diese muss vor der Installation des sharesuite Drive erfolgen.
Der erste Start / Login
Nach der erfolgreichen Installation lässt sich das sharesuite Drive wie jedes andere Programm auch über das Windows Startmenü starten und wird automatisch zusätzlich im Windows-Autostart registriert. Mit dem ersten Start werden Sie einmalig nach Ihren Zugangsdaten gefragt. Geben Sie hier die gleichen Zugangsdaten ein, mit denen Sie sich auch im Browser oder der App in die sharesuite einloggen.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie den Laufwerksbuchstaben S: im Explorer und zusätzlich ein Tray-Icon zur sharesuite sehen:
Mit der rechten Maustaste auf das Tray-Icon lässt sich ein Kontextmenü öffnen, mit dem Sie die Anwendung wieder beenden können oder ein manuelles Synchronisieren mit dem sharesuite Server starten.
Durch einen Doppelklick auf das Tray-Icon selbst öffnet sich ein Status- und Einstellungsdialog, in dem Sie z. B. die Autostart Einstellung ändern oder Einstellungen zur Synchronisierung anpassen können.
Die nachfolgende Tabelle erläutert kurz die einzelnen Einstellungen:
Autostart | Ist dies aktiviert wird das Programm direkt mit dem Start von Windows automatisch mit gestartet. |
Auto-Download Dateigröße (KB) | Dateien aus der Auto-Download Files-Liste werden bis zu dieser Größe automatisch heruntergeladen und im lokalen Cache zwischengespeichert. |
Auto-Download Files: | Komma getrennte Liste der Dateiendungen, die automatisch bis zur definierten Dateigröße heruntergeladen werden. |
Work Dir Max Size: | Definiert die Größe des Arbeitsverzeichnisses bzw. des lokalen Caches. Ist dieser voll belegt werden automatisch „ältere“ bereits heruntergeladene Dateien aus dem Cache entfernt. Hinweis: Ist der Cache zu 95% belegt, wird der automatische Download deaktiviert. |
Hinzufügen von Projekten
Projekte müssen einmalig im Browser zum Drive hinzugefügt werden. Öffnen Sie hierzu die Projektübersicht im Browser der sharesuite und wählen Sie entweder über die Toolbar oder das Kontextmenü für das gewünschte Projekte den Eintrag Dokumente zum Drive hinzufügen aus.
Das neue Projekt wird im Explorer entweder nach einem Neustart des Drives oder einem manuellen Synchronisieren (über das Tray Icon) sichtbar.
Hinweis: Die Verknüpfung wird dabei nur für Sie selbst und nicht automatisch für andere Teammitglieder erstellt. Jeder Nutzer verwaltet entsprechend selbst, welche Daten über das Drive sichtbar sein sollen und welche nicht.
Hinzufügen von Teams
Teamordner verhalten sich identisch zu den Projekten und werden in Folge nicht getrennt behandelt. Sind Teamordner bei Ihnen verfügbar sehen Sie diese in der normalen Dokumentenansicht im Browser, wo Sie diese ebenfalls über das Kontextmenü hinzufügen können.
Arbeiten mit dem Drive
Sobald das Projekt erfolgreich hinzugefügt wird, finden Sie im Explorer die gleiche Ordnerstruktur und Dateien vor, wie im Browser. Sie können sich jetzt wie gewohnt durch die Ordnerstruktur navigieren, neue Ordner anlegen, Dateien kopieren, umbenennen und natürlich auch neue Dateien hier abspeichern. Diese Aktionen werden dabei direkt automatisch auch in die sharesuite übertragen. Der Zugriff auf den Laufwerksbuchstaben und damit auf Ihre Projekte oder Teams steht Ihnen so auch direkt in jedem Anwenderprogramm als Speicherort zur Verfügung.
Öffnen von Dateien
Anders als bei den lokalen Dateien (wie z. B. auf Laufwerk C:\) oder einem Dateiserver sind die Dateien nicht direkt verfügbar, sondern müssen vor dem Öffnen einmalig auf den lokalen Rechner heruntergeladen werden. Da je nach Projektgröße und Festplattenplatz ein vollständiges automatisches herunterladen und verfügbar machen des gesamten Projektes nicht immer sinnvoll oder möglich ist, verwendet das sharesuite Drive einen hybriden Ansatz. Hierbei werden Bilder (*.jpg, *.png, *.jpeg), Office-Dateien (*.docx, *.xlsx, *.pptx), PDF-Dateien (*.pdf) und Textdateien (*.txt) bis zu einer bestimmten Größe (lässt sich in den Einstellungen festlegen) bereits automatisch heruntergeladen und können direkt geöffnet werden.
Ist eine Datei nicht lokal verfügbar wird ein kleines Icon (blauer Kreis mit Pfeil nach unten) an der Datei angezeigt:
Möchten Sie auf diese Datei zugreifen, können Sie diese einfach über das Kontextmenü herunterladen und lokal verfügbar machen.
Der Download wird unmittelbar nach dem Klick auf den Eintrag gestartet. Das angezeigte Icon verschwindet automatisch direkt nach dem die Datei verfügbar ist und geöffnet werden kann.
Bearbeiten von Dateien
Ist eine Datei lokal verfügbar können Sie diese direkt mit einem Doppelklick öffnen und bearbeiten. Sobald die Datei wieder gespeichert wird (beim Schließen der Anwendung oder zum Zwischenspeichern) wird diese automatisch direkt zur sharesuite übertragen. Die bisherige Dateiversion geht dabei nicht verloren, sondern wird als neue Version im Versionsarchiv angelegt, welches über den Browser für jede Datei verfügbar ist.
Checkout / Checkin
Der aus dem Browser bekannte Mechanismus zum Sperren einer Datei zum Bearbeiten wird ebenfalls durch das Drive unterstützt und erfolgt in der aktuellen Version direkt implizit beim Öffnen. Ist hierbei eine Datei bereits als ausgecheckt markiert zeigt Ihnen das jeweilige Anwendungsprogramm dies an, wobei das Verhalten von der Anwendung selbst definiert wird. In der Regel (z. B. bei MS Office Dateien) erhalten Sie direkt beim Öffnen eine entsprechende Info und haben die Möglichkeit die Datei schreibgeschützt zu öffnen.
Ist eine Datei nicht bereits durch einen Nutzer gesperrt (ausgecheckt) wird dies automatisch beim Öffnen der Datei für Sie gemacht und mit dem Hochladen bzw. Schließen der Anwendung wieder automatisch freigegeben (eingecheckt).
Löschen von Dateien und Ordnern
Werden Dateien oder Ordner lokal aus dem Drive gelöscht, werden diese auch direkt in der sharesuite gelöscht bzw. in den sharesuite Papierkorb verschoben! Ein finales Löschen der Daten aus der sharesuite über das Drive ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich und lassen sich auch bei einem versehentlichen löschen aus dem sharesuite Papierkorb wiederherstellen!
Sollen die Dateien bzw. das Projekt lokal entfernt werden muss der Eintrag über den Browser aus dem Drive entfernt werden.
Projekte oder Teams aus dem Drive entfernen
Unter Dokumente -> Drive findet sich eine Übersicht aller aktuellen Projekte und Teams, die mit dem Drive derzeit verknüpft sind. Um einen Eintrag zu Entfernen markieren Sie diesen und klicken Sie auf das Löschen Symbol. Nach der nächsten Synchronisation bzw. Neustart des Drives wird der entsprechende Projekt- oder Teamordner aus dem Drive entfernt und lokale verfügbare zwischengespeicherte Dateien werden gelöscht.
FAQ
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Prüfen Sie in diesem Fall, ob die Anwendung läuft. Dies geht am einfachsten über den Task Manager oder das Tray Icon. Ist dies nicht vorhanden starten Sie die Anwendung sharesuite Drive einmal manuell.
Läuft die Anwendung bereits aktualisieren Sie Ihren Explorer einmal mit der Taste F5.
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Wir stehen Ihnen für alle Fragen gerne unter support@sharesuite.com zur Verfügung.