Die nachfolgende Kurzeinführung erklärt die wichtigsten Grundfunktionen zur Verwendung der Dokumente in sharesuite, die sowohl in einer eigenen Ordner- oder Teamstruktur abgelegt werden können, als auch direkt zu den jeweiligen Projekten.
Durch Klick auf Dokumente öffnen Sie das zentrale Dokumentenmanagement in der sharesuite und haben über das Menü zusätzlich Zugriff auf einige Unterfunktionen:
Papierkorb: Wird Dateien oder Ordner gelöscht, werden diese zunächst in den Papierkorb verschoben. Hier können vermeintlich verschwundene Dateien oft unkompliziert wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden.
Freigaben: Der Bereich Freigaben zeigt welche Freigabelinks für ausgewählte Verzeichnisse oder Dateien erzeugt wurden und welche Zugriffe gerade genutzt werden. Durch Hinzufügen kann auch in diesem Fenster eine weitere Freigabe für einen beliebigen Pfad erzeugt werden.
Lesezeichen: Die Vergabe von Lesezeichen innerhalb von häufig besuchten Verzeichnissen bietet Ihnen die Möglichkeit diese schnell wieder zu öffnen ohne den Ablageort genau zu kennen. Vergeben Sie einfach am gewünschten Ort ein Lesezeichen mit einem für Sie verständlichen Namen.
Ausgescheckte Dokumente: Über die Checkout-Funktion können Sie ganz explizit ein Dokument zur Bearbeitung für andere Sperren und dieses nach Abschluss wieder hochladen (einchecken) und optional noch einen Kommentar mit den gemachten Änderungen eingeben.
Der Bereich „Ausgecheckte Dokumente“ zeigt Ihnen alle Dokumente an, die aktuell gerade von Ihnen als „zur Bearbeitung“ (also ausgecheckt) markiert wurden.
Dateibrowser
In der Übersicht der Dokumente stehen einem die wesentlichen Grundfunktionen zum Umgang mit Ordnern und Dateien zur Verfügung.
Die Navigation in der Ordnerstruktur ist dabei ähnlich zum Windows Explorer und besteht aus einem Verzeichnisbaus auf der linken Seite und dem jeweiligen Inhalt auf der rechten Seite. Sowohl im Verzeichnisbaum als auch in der Inhaltsansicht stehen für eine gewählte Datei oder einem Ordner über ein Kontextmenü alle verfügbaren Optionen zur Verfügung. Zusätzlich lassen sich diese auch für die jeweils ausgewählten Inhalte über die Toolbar aufrufen.
Hinzufügen von Dateien und Ordnern
Neues Verzeichnis erstellen
Um ein neues Verzeichnis für Dokumente anzulegen, klicken Sie auf den grünen Verzeichnis Button. Daraufhin öffnet sich eine Maske, in der Sie den Namen des neuen Verzeichnisses definieren.
Ist diese Funktion nicht aktiv, kann dies bedeuten, dass keine Berechtigungen vorhanden sind, um in dem gewählten Ordner ein neues Verzeichnis zu erstellen. Sprechen Sie hierzu ggf. mit Ihrem Administrator.
Datei(en) im Verzeichnis erstellen/hochladen
Um neue Dateien oder Verzeichnisse hochzuladen gibt es mehrere Optionen, die über den grünen Button Datei verfügbar sein:
Option 1 – Hochladen einzelner Dateien : Klicken Sie mittig auf den Button öffnet sich die Maske, in der Sie den Befehl „Datei auswählen“ geben können. Daraufhin öffnet sich ihre lokale Ordnerstruktur. Wählen Sie die gewünschte Ursprungsdatei aus und sie wird hochgeladen. Rechts im Bild sehen Sie den Fortschritt. Hier können auch direkt mehrere Dateien auf einmal ausgewählt werden oder per Drag and Drop von Ihrem lokalen Rechner in das Fenster hineingezogen werden.
Option 2 – Hochladen von Ordnern: Klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite des Datei-Buttons, können Sie sich zwischen Dateien hochladen (s. Option 1) und Ordner hochladen entscheiden. Wählen Sie hier den Upload von Ordnern aus. Ziehen Sie den gewünschten Ordner wieder per Drag and Drop in das kleine Fenster oder wählen Sie den gewünschten Ordner über die Dateiauswahl aus.
Mit einem Klick auf Hochladen wird der Datentransfer gestartet.
Es wird hierfür eine entsprechende Browserfunktion benutzt, die zwei Einschränkungen mit sich bringt:
1) Leere Ordner werden nicht vom Browser mit übermitteln und werden so bei dieser Form des Uploads ignoriert (s. alternative Zip-Upload)
2) Die unterstützte Größe an Ordnern und Dateien hängt stark von dem verwendeten Browser und Rechner ab. Sollte ein Ordner nicht hinzugefügt
werden können verwenden Sie eine alternative Upload-Möglichkeit
Option 3 – Hochladen von Ordnerstrukturen als zip-Datei: Eine Alternative zum direkten Upload des Ordners ist es, diesen vorher in ein sog. Zip-Archiv zu packen und dies dann als einzelne Datei (s. Option 1) hochzuladen.
Die Datei kann entweder direkt beim Hochladen entpackt werden (hierzu erfolgt eine Abfrage) oder im nachhinein über die Aktion „Archiv entpacken“ die in den weiteren Aktionen oder über das Kontextmenü verfügbar ist.
Soll die Datei nach dem Upload weiterhin auf dem Server bleiben, entpacken Sie diese nach dem Upload manuell. Das direkte Entpacken belässt die Datei nicht auf dem Server.
Arbeiten mit Dateien
Die jeweiligen Aktionen gelten immer für die ausgewählte Datei bzw. Dateien/Ordner und lassen sich über das Kontextmenü oder die Toolbar auswählen
Umbenennen
Benennt die Datei oder den Ordner um.
Bei Dateien haben Sie hier zusätzlich die Möglichkeit mehrere Dateien auf einmal auszuwählen und Anhand eines Musters einheitlich mit einer fortlaufenden Nummer neu zu benennen.
Herunterladen
Mit einem Doppelklick auf eine Datei oder dem Menüpunkt Download laden Sie die Datei auf Ihren Rechner herunter.
Sollen mehrere Dateien oder ganze Ordnerstrukturen heruntergeladen werden, wählen Sie diese einfach aus und klicken ebenfalls auf Download. Der Inhalt wird als einzelne Archivdatei heruntergeladen, die Sie nach dem Abschluss des Downloads auf dem lokalen Rechner entpacken können.
Der Speicherort in dem die Datei heruntergeladen wird ist abhängig von den jeweiligen Browser-Einstellungen.
Löschen
Die Aktion löscht die markierten Elemente. Ein Löschen ist dabei grundsätzlich ein Löschen in den Papierkorb. Wurden Daten versehentlich gelöscht können diese aus dem Papierkorb heraus wiederhergestellt werden.
Verschieben
Das Verschieben von Dateien ist entweder per Drag and Drop oder über die Aktionen Ausschneiden (oder Kopieren) und Einfügen möglich.
Details
In den Details können Sie weitere Informationen zu der gewählten Datei oder dem Ordner sehen. Hierzu gehören bspw. der Pfad, Erstellungsdatum, welche Version, wann und von wem erstellt.
Preview / Thumbnails
Für alle gängigen Bildformate und PDFs steht ein kleines Vorschaubild zur Verfügung und über die Preview Funktion, kann die Datei direkt mit einem im Browser angeschaut werden.
Berechtigungen
Zeigt an welche Benutzer mit welchen Zugriffsrechten auf den Ordner zugreifen können.
Versionierung
Häufig werden ältere Versionen einer Datei unter anderem Namen abgespeichert oder die bestehende Datei wird gelöscht bzw. ersetzt.
Dies geht wie im vorigen Abschnitt beschrieben mit sharesuite natürlich genauso auch auf diese Weise.
sharesuite bringt aber für jede Datei automatisch ein Versionsarchiv mit, in der ältere Versionen zu einer Datei automatisch abgelegt sind.
Zur Bearbeitung sperren (Checkout)
Mit der Funktion Checkout laden Sie die Datei auf Ihren Rechner herunter (genau wie ein normaler Download) UND markieren diese automatisch direkt als ausgecheckt. Sie sagen hiermit implizit jedem anderen Benutzer, dass Sie gerade an dieser Datei arbeiten. Dies funktioniert natürlich für alle Arten von Dateien.
Checkin
Sind Sie mit den Änderungen an der Datei fertig, können Sie die alte Datei mit der neuen Version ersetzen. Hierfür wird die Funktion Checkin verwendet.
Sie finden diese entweder in dem Bereich „Ausgecheckte Dokumente“ oder aber Sie navigieren zu der jeweiligen Stelle in der Verzeichnisstruktur und wählen die entsprechende Funktion aus.
Vor dem Hochladen können Sie noch einen Kommentar mit den gemachten Änderungen optional eintragen.
Sobald der Upload abgeschlossen ist, wird die bisherige Datei ins Versionsarchiv verschoben und durch die neue Datei ersetzt. Die Datei wird zudem wieder als eingecheckt markiert und für andere Nutzer wieder zur Bearbeitung freigegeben.
Der Zugriff auf die Datei wird durch den ausgecheckt Status nicht verhindert und jeder Nutzer kann die Datei weiterhin herunterladen. Ein Hochladen (einchecken) einer neuen Version ist nur von der Person möglich, die diese ausgecheckt hat.
Unlock (Entsperren)
Wurde eine Datei versehentlich ausgecheckt oder sollen doch keine Änderungen an der Datei mehr vorgenommen werden, kann diese einfach über Entsperren wieder freigegeben werden.
Versionsarchiv
Über die Toolbar bzw. das Kontextmenü lässt sich für eine Datei das Versionsarchiv aufrufen. Hier befinden sich alle Versionen mit der jeweiligen Versionsnummer, dem Kommentar und Datum von wann diese Version ist.
Von hier kann jede der Versionen direkt heruntergeladen und angeschaut werden. Soll eine alte Version wiederhergestellt werden, wählen Sie die gewünschte Version aus und klicken auf Wiederherstellen. Hierdurch wird automatisch
- Die aktuelle Version ins Versionsarchiv verschoben
- Die Version die wiederhergestellt werden soll, als neue Version hinzugefügt
Es geht also hierbei die aktuelle Version nicht verloren.